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カクヒトは、キャンパスノートを生活の一部として大切に使ってくださっている方にインタビューし、使い方や書くことへのこだわりをご紹介しています。

大和ライフネクスト株式会社 コスモ・ザ・ガーデン二子多摩川 フロントマネージャー  村椿 喜美夫さん

暮らしの歴史を刻むキャンパスノート

マンションにお住まいの方々の安全・安心・快適な暮らしをサポートする縁の下の力持ち。それがフロントマネージャー(管理員)です。村椿 喜美夫さんは総戸数359戸のコスモ・ザ・ガーデン二子多摩川のフロントマネージャーのリーダーを丸11年務め、住民の方々から信頼を集めていらっしゃいます。そんな村椿さんが大和ライフネクスト株式会社の広報誌に登場し、業務でキャンパスノートを活用しているとお話しされているとのこと。コスモ・ザ・ガーデン二子多摩川を訪ね、村椿さんに活用法を伺いました。

村椿 喜美夫さん
大和ライフネクスト株式会社 コスモ・ザ・ガーデン二子多摩川 フロントマネージャー

大和ライフネクスト株式会社は主にマンションおよびビル・商業施設・ホテル等の管理業務を手掛けている。村椿さんはマンションのフロントマネージャー歴18年。2004年3月の竣工時からコスモ・ザ・ガーデン二子多摩川でフロントマネージャーのリーダーを務める。学生時代には心理学を専攻。その知識を生かし、休日はボランティアで講演を通じたカウンセリングに力を注ぐ。

マンションの管理業務とはどのようなお仕事なのですか?

一日の始まりは8時からのクリーンスタッフ(共用部の清掃担当)とのミーティングです。その後、午前中は、住民の皆様や設備の工事・点検業者など、管理事務室の窓口に来訪される方のご対応をします。こういった対応の合間を縫って電気室や受水槽室などポイントを絞って設備の点検もしています。

午前中からかなり慌ただしい! お一人では大変ですね。

13時からは私の相棒であるもう一人のフロントマネージャーが出勤してきますので、管理事務室の窓口対応は相棒に任せ、私は設備などの点検・管理業務に取りかかります。もう一つ重要なのは、草木の水やりです。ご覧のとおり、こちらのマンションは緑が多いでしょう? 夏になると、屋上とお庭でそれぞれ2時間ずつかかります。終わったころには自分が水を浴びたくなりますね(笑)。気づくと業務終了時刻になり、あっという間に一日が終わっていきます。

管理業務は実に多岐にわたるんですね。

正直、入社前はこれほど忙しくて大変な仕事だとは思っていませんでした。私はかつて教育教材を扱う会社を経営していましてね。元日も仕事をしているほど多忙で、もう少し落ち着いて仕事をしたいと思うようになったのが49歳のとき。たまたま当社のフロントマネージャーの募集を見つけ、「これなら自分にもできるかもしれない」と考えて採用試験を受けることにしました。試験は全3回、30倍の倍率でありながら採用していただきました。49歳のフロントマネージャーは当時最年少だったそうです。

狭き門を突破して入社したものの、決して容易な仕事ではなかったと。

そうですね(笑)。当マンションがオープンしたときにはあまりの忙しさに体調を崩してしまいました。マンションの管理員というと、窓口に座って一日を過ごすようなイメージを持つ方もいらっしゃるでしょう。でも実際は、生半可な気持ちでは決して務まりません。しっかり腰を据えて管理業務と向き合ってこそ、お客様にご満足いただくことができます。住民の皆様のために自分ができることを常に探し、行動を起こすことが大切です。

その真摯なご対応で住民の皆様からの信頼も厚いと伺っています。

数年前、当時の管理組合の理事長様が理事会で「大和ライフネクストさんの管理は100点満点だよ!」と大きな声で褒めてくださったことがありました。鳥肌が立ちましたね。その方曰く、清潔・整理整頓が行き届いていることはもちろん、クリーンスタッフが「おはようございます! 行ってらっしゃいませ!」と挨拶をしてくれることが素晴らしいと。ほかのマンションでは見たことがないと言ってくださったのです。実は「明るい声で快活に住民の皆様をエールで送り出そう」と、全員で毎日挨拶の練習をしているんです。私たちの仕事と心意気を褒めてもらえたことが嬉しかったですね。自分たちの価値を高めるのは自分たちなのだと改めて実感しました。

コスモ・ザ・ガーデン二子多摩川のフロントマネージャーを務めて今年で丸11年になるんですよね。

はい、2004年の竣工からずっと担当しています。ただ、担当を打診された段階では、自分に務まるのか不安を感じていました。その前に担当していたのは総戸数約60戸のマンション。一方、ここは5倍以上の359戸。これまでは一人でしていた管理業務を、複数名でやっていかなければならない。マンションなどの管理業務に携わる人は年齢層が高く、バックグラウンドも多種多様なため、人間関係をうまく築けるかどうかが何より不安でした。私は家内に言いました。「止めとこうかね……?」。そうしたら家内に叱られましてね(笑)。学生時代に学んだ心理学を生かして私が休日に講演活動をしているものですから、「あなたは人間関係の専門家でしょ?」と。その言葉に勇気づけられて担当を引き受けることにしたんです。

初めて複数人で大型マンションの管理を担当することになり、工夫されたことはありましたか?

フロントマネージャーとクリーンスタッフを合わせて当マンションの管理業務に携わるのは12名。それぞれ勤務シフトが異なるため「情報共有」が欠かせません。例えば、私がある管理業務について改善のご要望をいただいた場合、ほかのメンバーと共有して全員が行動を改めなくては意味がありませんよね。そこで社内資料としてノートに業務の記録を残そうと考えました。オープン初日から毎日書き続け、今書いているもので40冊になります。

すごい冊数!

私たちはこのノートを「FM(フロントマネージャー)連絡帳」と呼んでいます。管理事務室へのお問い合わせやご要望、そのほか日々の出来事をノートに書き残し、共有しています。また、次の業務に移る前と一日の業務終了前に必ずノートに自分の行動を記載しています。

ところで、なぜ数あるノートの中からキャンパスノートを選ばれたのでしょうか?

私がいろいろ試したんです。あらゆるノートの中でキャンパスノートは線の引きやすさとボールペンの乗りの良さが一番でした。また、ページがばらけにくいですよね。

なるほど。書き方も工夫されていますよね。記載内容がいくつかの項目に分かれていて、非常に読みやすいです。

ありがとうございます。読みやすさにはすごく気を遣っているんです。人に読んでもらい、情報を共有するためのノートですからね。読み手に情報が的確に伝わることを何より大事に考え、心を込めて丁寧に書くことを心掛けています。

「FM連絡帳」のほかに「理事長様連絡ノート」「日常管理報告」と書かれたノートもありますね。

「理事長様連絡ノート」は管理組合の理事長様と連絡を取り合うための工夫の一つです。管理に関するご要望や不明点があれば理事長様に記載していただきます。その内容に対し、私が対応策などを書いてご返答します。交換日記のようなものですね。記載にあたって徹底していることは一つ。良いことも悪いことも率直にお答えすることです。現状を正しくお伝えしたうえでご要望を的確に把握し、より良い管理を実践したいと考えています。

「日常管理報告」はA4よりも若干大きめの判型のノートを使用されていますね。

毎月開催される管理組合の理事会で1カ月の管理業務を報告するためのノートです。「FM連絡帳」から理事会の皆様に知っておいていただきたいことを月初めに抜粋して記載しています。理事会ではこのページをそのままコピーしてお配りしています。資料と一緒にファイリングしていただきやすいようあえて大きい判型にしました。

左から「FM連絡帳」「理事長様連絡ノート」「日常管理報告」

なるほど。どのノートも大切なコミュニケーション媒介というわけですね。

カメラの三脚とか三本の矢とか、何でも三つあると安定しますよね。ノートも一緒です。この三冊で安定した情報共有ができていると考えています。

今後の目標はありますか?

お客様にもっと満足していただける管理業務をしていきたいです。マンション管理は人材の力が非常に重要です。派手さはなくても、一人ひとりがしっかりと仕事をして、安全・安心・快適な暮らしを支える。お客様に笑顔になっていただき、仕事ぶりを評価していただけたら嬉しいですね。それが当社の目指す「個客満足」の実現にもつながります。仕事を始めた当初は苦労しましたが、今となってはこんなに素晴らしい仕事はほかにはないと心の底から思います。たかが管理員、されど管理員。定年まで残り3年、コスモ・ザ・ガーデン二子多摩川の住民の皆様のためにさらに創意工夫を重ねていきたいと思っています。

最後に、村椿さんにとってキャンパスノートとは?

実はプライベートでもキャンパスノートを活用しています。ボランティアで講演をする際は、お話しする内容を一言一句ノートに控えてから本番に臨んでいるんです。公私ともに、私の人生の足跡はすべてノートにあります。ノートは私にとって一番の宝物ですね。

村椿さんの講演の様子

講演用のノートはすべてご自宅に保管してある

本日はありがとうございました。

(インタビュー@スモ・ザ・ガーデン二子多摩川 会議室、2015年10月2日)

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